青岛啤酒集团是一个在国际国内都享有盛名的酒类产业集团，青岛啤酒销往多个国家和地区，是我国啤酒产业的一面旗帜。
青岛啤酒华南销售总部负责该集团华南地区（包括广东、广西等省）的销售和市场管理。经过反复比较与选型，该部最终确定了用友公司具有良好品牌形象的高质量的U8管理软件作为其业务及财务管理信息系统建设产品。而深圳用友公司则为此次信息系统的建设及实施提供服务。
本次实施服务按以下四个阶段进行：
1．需求调研
2．方案设计与确认
3．实施计划设计与确认
4．系统实施及效果验收
实施在双方的沟通与协作的基础上进行。
需求调研
1．行业特点
啤酒行业因为其产品特征及市场要求，其业务及财务管理有较鲜明的特点。
对存货有着严格的批次及保质期的管理，对销售情况的及时性要求非常高。包装物的业务处理及实物管理流程较复杂。
2．企业业务管理特点
青岛啤酒的销售网络非常完善，各级经销商管理严格，之间的代销往来处理复杂，商业折扣处理流程复杂。
3．模块搭配
采用用友软件U8系列V8.13SQL版，系统主要由财务系统、销售管理系统、库存管理系统和存货核算系统等构成。
销售管理系统主要实现的业务包括销售开票、送货管理、运输费管理、结算管理、退货管理、退变质及破损酒管理等。
存货管理系统主要实现的业务包括存货周转及仓存管理、包装物周转管理等。
财务系统主要包括总账、固定资产管理、工资管理、应收应付管理、UFO报表、现金流量表、财务分析等子系统。
各模块之间实时传递信息，完全实现了销售、财务信息共享。
4．实施示范单位选定
深圳市青岛啤酒销售有限公司下属分公司及分支机构较多，业务类型多样，业务量差异也较大。经过调研决定以业务类型齐全、业务量适中的广州分公司为模板进行实施。
实施方案的设计与确认
在调研的基础上，深圳用友公司项目小组与青岛啤酒项目组经过详细测试与沟通，共同制定并确认了最终的实施方案。
青岛啤酒广州公司实施方案
一、实施对象概况
名称：青岛啤酒广州公司
公司性质：商业（批发销售）
行业：食品（啤酒）
业务概况
青岛啤酒广州公司属于青岛啤酒华南事业总部（深圳）的一家销售公司，专门负责青岛啤酒广州地区的销售。
1.分销商管理。
其客户基本上都分布在广州地区，客户的管理采用区域管理的方式，并且按区域限制分销商的业务范围
2.供应商管理。
有松岗及三水两个地点供货，与广州均独立核算（即相互之间提货及供货均视为销售，并开出发票）。
3.结算。
对客户的结算方式分为现结、半月结、月结、半月结、旬结五种结算方式；
4.包装物管理。
成品酒包装分为纸箱与塑箱两种，其中纸箱品种销售时瓶箱卖断（即单价已含包装物不用回收包装物），塑箱品种的单价不含包装物价格，需回收瓶箱（有些塑箱品种只需回收塑箱不回收酒瓶）。客户提货时要先办理包装物使用手续：客户可先归还以前提货借用的空包装物（松岗提货押金手续同样在广州办理，广州也要与松岗结算包装物）。
5.物流管理。
A.销售。
B.调入。
C.包装物。分本地和异地两中处理模式，以保证包装物的及时回收和再利用质量。
D.赠酒。
E.广告品。入库时作为低值易耗品一次摊销，由仓库作流水账登记出库情况。
6.瓶盖：手工处理。
二、实施目标
通过使用软件及整合的业务流程实现企业管理和运作上的一体化，实现企业信息的电子化和共享，减轻工作量，从而提高企业运作效率和管理水平。
三、解决方案
1.软件版本：用友U8管理软件
2.系统模块构成：销售管理，库存管理，存货核算，总账，应收应付，报表。
3.编码方案及基础档案（为远程处理方便，编码方案与总公司账套保持一致）。
4.主要核算方式及参数。
销售管理：
A.订单管理销售计划。
B.发库单管理发货。
C.生成发票。
D.无外币核算，无委托代销。
E.自定义项：包装物情况、提货点
库存管理：
A.存货批次管理、保质期管理。
B.安全库存管理、最高最低库存报警。
C.主要收发方式：采购入库、包装物押入入库、包装物回空入库、盘盈入库、调整入库、其他入库、销售出库、包装物押出出库、包装物返厂出库、领料出库、盘亏出库、调整出库、其他出库
D.仓库设置：
1、东圃仓库。
2、松岗提货仓库（实施工程师建议设置＇异地提货虚拟仓库＇）。
3、三水提货仓库（实施工程师建议设置＇异地提货虚拟仓库＇）。
计价方式：先进先出法。
E.包装物：作为一种存货处理。入库分为随成品酒入库和回空入库，出库分为随成品酒出库和返厂。使用其他入库单及其他出库单。
F.赠酒：视同销售处理。
G.广告品：入库时填手工帐，出库时手工登记流水账。
H.退货填红字发货单（红字发票、如有包装物开出红字其他出库单）。
I.盘点填制盘点表。
J.破损填制其他出库单。
存货核算：
A.核算存货金额账。
B.根据出入库单据生成凭证入账。
应付：
A.录入采购发票（松岗、三水）。
B.包装物押金应付单。
C.付款核销。
D.运费开具其他应付单。
E.生成凭证。
应收：
A.接收销售发票及录入押金应收单。
B.收款核销（或预收）。
C.折扣、运费补贴填红字其他应收单。
D.生成凭证。
总账：完成各种账务处理
固定资产：核算固定资产增减变动及计提折旧
报表：填制各种报表
工资：核算工资
5.账簿及报表
Ａ．账薄可利用各模块账簿功能查询打印。
Ｂ．财务所需报表利用UFO另行定义。
6.一体化流程
A．业务处理流程
（1）本地提货：
业务部：
1.计划员手工填制发货计划（订单列明结算方式、包装物情况、赠酒返利）；
2．开单员根据发货计划开具发货单（列明结算方式、包装物情况、赠酒或运费返利；包装物同时填列包装物其他出库单），同时根据提货品种手工开出出门放行条；打印发货单一联交客户；打印发货单后应在发货单上补入各品种的折扣。
财务部：
1.根据业务部打印的发货单、客户提供的回空瓶箱验收单，结合赠酒及返利情况收款；
2.审核发货单；系统将自动生成销售出库单；
3.开出收据；根据发货单生成发票，根据包装物情况填列其他应收单形成应收款；
4.财务部月末根据销售发票汇总情况开具发票（真实发票）给客户；
5.财务部月末根据销售发票、发货单等单据生成凭证；并在总帐系统补入折扣、运费补贴凭证；
储运部：
1.根据业务部、财务部确认过的发货单、其他出库单发出货物及包装物；
2．审核销售出库单、其他出库单（注：如果客户部分提货也必须审核销售出库单）；
（2）异地提货：
业务部：计划员手工填制发货计划（列明结算方式、包装物情况、赠酒返利）；
财务部：1.根据发货计划、客户提供的回空瓶箱验收单，结合赠酒及返利情况收款；
2.打印订单并传真深圳总部；
业务部：开单员根据异地提货销售日报开具入库单（入虚拟仓库）、发货单（虚拟仓库），同时根据提货品种开出其他入库单、其他出库单（松岗发货时作包装物虚拟入、出库）；
财务部：
1.根据虚拟入、出库单据生成采购发票、销售发票；根据包装物情况填制其他应收、应付单；
2.审核发货单；系统将自动生成销售出库单；
4.财务部月末根据销售发票汇总情况开具发票（真实发票）给客户；
5.财务部月末根据销售发票、发货单等单据生成凭证；并在总帐系统补入折扣、运费补贴凭证（送货无运费补贴）；
储运部：审核销售出库单；
（3）退货；
业务部：开具红字发货单；
储运部：审核红字销售出库单；
财务部：
1.审核红字发货单；
2.生成红字销售发票、红字其他出库单；
3.生成凭证并冲销折扣。
（4）领料：
储运部：开具其他出库单；
财务部：审核并作帐务处理。
（5）破损：
处理同领料。
（6）盘点：
储运部：开具盘点单；
财务部：审核并作帐务处理。
（7）广告品
入库时储运记手工帐；财务作一次性摊销处理。
出库时储运记手工帐；财务不作处理。
（8）调入
业务部：手工填制计划表并传真深圳；
储运部：
1.根据供应商开出的送货单填列采购入库单，按包装物情况填列其他入库单；
2.货到时根据采购入库单验收入库并审核采购入库单、其他入库单；
3.如有运输损耗则通知业务作销售处理；如有装卸损耗手工记损耗表，月末作损耗处理及审核运费清单。
财务部：
1.根据入库品种包装物情况填列其他应付单；
2.根据采购入库单生成采购发票；并根据采购发票、运费清单和运费发票作帐务处理。
（9）包装物回空：
储运部：验收入库并手工填制回空瓶箱验收单、其他入库单；
财务部：根据其他入库单填制红字其他应收单并生成相应凭证。
（10）包装物返厂：
储运部：根据返厂验收单填列其他出库单；
财务部：根据其他出库单填制红字其他应付单并生成相应凭证。
B．票据处理流程
（1）销售管理：订单、发货单、销售发票
（2）库存管理：采购入库单、其他入库单、销售出库单、其他出库单、盘点单
（3）存货核算：入库调整单、出库调整单、单据记帐及生成凭证
（4）应付款管理：采购发票、其他应付单、付款单、结算单（付款核销）、单据审核及生成凭证
（5）应收款管理：其他应收单、收款单、结算单（收款核销）、单据审核及生成凭证
（6）总帐：填制、审核凭证；记帐；结帐
7.系统权限控制表
权限类别操作员备注
发货计划审核、折扣报表业务主管
发货单生成、修改开单员
1.出库单生成
2.采购入库单录入
3.其他入库单录入
4.其他出库单
5.盘点单生成
6.盘盈、盘亏数量录入储运部计帐员
出、入库单据审核储运部主管
1.发货单审核
2.销售发票生成、修改
3.其他应收、付单录入、修改
4.往来款项核销会计1
1.出入库单据计帐
2.单据审核，凭证生成
3.运费凭证录入
4.其他凭证录入、生成
5.报表生成会计2
凭证审核、计帐会计主管
固定资产、工资的数据录入行政、人事负责人
系统数据备份、操作人员管理系统管理员
8.主要帐薄、报表查询打印对应功能表
部门报表系统模块部门报表系统模块
财务财务月报表
UFO储运实物出入帐、包装物明细帐库存管理
财务资金日报、日记帐总帐储运盘点表库存管理
业务销售折扣报表
UFO储运生产日期排查表库存管理
业务销售日报、月报表、达成考核表销售管理储运库存商品日报表、包装物验押明细表库存管理
业务购货表销售、UFO储运瓶箱转出实收对照表
UFO
9.要单据与生成凭证对应关系表
模块名称单据收发方式科目对应科目备注
存货核算采购入库单成品酒（采购）入库库存商品商品采购
其他入库单包装物回空入库包装物—押出包装物包装物过渡科目
其他入库单包装物押入入库包装物—押入包装物包装物过渡科目
其他入库单盘盈入库库存商品/包装物待处理流动资产
销售出库单销售出库库存商品商品销售成本
其他出库单包装物押出出库包装物—押出包装物包装物过渡科目
其他出库单包装物返厂出库包装物—押入包装物包装物过渡科目
销售出库单领料出库库存商品销售费用
其他出库单盘亏出库库存商品待处理流动资产
应收款管理销售发票
应收帐款销售收入/税金
其他应收单（或红字回空）
其他应款—押出客户包装物过渡科目包装物押出押金
其他应收单
应收帐款—客户代客户付运输公司运费客户异地提货（送货）
应付款管理采购发票
应付帐款—供应商商品采购
其他应付单（或红字返厂）
其他应付款—押入供应商包装物过渡科目
其他应付单
应付帐款—供应商销售费用/税金调货运费
10.实施验收标准
1．以双方确认流程实施无异常；
2．系统在试运行阶段无重大异常；
3．单据能够正常生成凭证；
4．结帐后能正常取得报表。
实施计划设计与确认
青岛啤酒项目实施计划
实施地点：青岛啤酒广州分公司
项目小组成员：蒋立众（青岛啤酒）、焦刚（用友软件）、周晓冬（用友软件）
实施步骤实施项目实施时间实施/责任人完成情况备注
系统准备项目启动
2001.5.18项目小组
项目调研
2001.5.18-20项目小组/广州分公司
系统定义流程整理
2001.5.21-22项目小组
实施方案制订
2001.5.23-24项目小组
可行性论证
2001.5.25项目小组
初始化指导文件制订
2001.5.25项目小组
数据准备实施方案讨论
2001.5.29项目小组/广州分公司
操作手册
2001.5.29项目小组
初始化数据收集
2001.5.29-30广州分公司
实施培训
2001.5.30项目小组/广州分公司
系统实施帐套建立
2001.5.30项目小组
初始数据录入
2001.5.31项目小组/广州分公司
系统试运行
2001.6.1-30广州分公司
系统验收系统验收
2001.7.1项目小组/广州分公司
系统实施及效果验收
验收人员：实施项目小组、相关操作人员、各业务部门及IT部门主管
验收时间：2001.7.9-2001.7.11
验收内容：系统运行情况、业务处理情况、各种单据及报表出具情况
验收流程：1.验收部门次序为销售-储运-财务
2.由业务部门各操作员根据流程处理业务，检查系统流程的合理性及对业务处理的适应能力、稳定性、容错能力。
3.通过出具各种帐簿、日报表检查系统信息的完整性、信息传递的稳定性；检查系统查询、打印接口是否符合相关要求。
4.通过对6月份数据的结帐处理并出具月报表，检查系统处理大量数据的能力。
5.通过其他异常情况处理（如停电），检查系统（包括硬件、操作系统及用友软件系统）在异常情况下的表现。
6.验收人员开会，由操作人员和业务主管汇报系统运行情况，总结实施及运作过程中的经验和出现的问题，总结系统的优缺点、仍需解决的问题及系统运行应注意避免的问题。
整个实施历时一个半月左右，经双方确认验收，实施达到了预期的以下效果：
1．脱离手工记帐，减轻了财务人员的劳动强度，将重点转到财务分析和管理上来。
2．实现了数据共享和信息的集成，全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务以及管理信息，有效地促进了业务的发展。
3．利用集成的信息加强客户应收款的管理，提高资金周转效率。
4．通过使用软件及整合的业务流程实现了企业管理和运作上的一体化，实现了企业信息的电子化和共享，减轻工作量，从而提高了企业运作效率和管理水平。
5．提供准确、及时的报表，为企业决策者提供决策依据。 |
