2007年5月14日，星期一，赵庆良一大早来到办公室，打开电脑，登录了象山县机关协同办公系统。

　　赵庆良是上一个周末接受的培训，整个培训过程只有一个小时。虽然培训的时间不长，但是县信息化办公室的工作人员从文件接收开始一直讲到文件归档为止，将公文系统整个流程以及系统各个模块的功能与设计原因都讲解得十分详细。培训时，赵庆良还提问了几个自己关心的问题。

　　赵庆良的职务是象山县农林局办公室主任，对于他来说，协同办公系统就如同秘书一样。而从系统正式运行的那一天开始，赵庆良知道，纸介质红头文件铺天盖地在机关各部门之间流转的历史就要结束了。

低效办公求变革

　　据说，红头文件的历史可以上溯到1400多年前的南北朝时期。当时西魏官员苏绰为了区别下属机关上呈的文件和中央机关下发的文件，规定了“朱出墨入”的制度，也就是向下传达的文件要红色抬头，而下级进呈的文件则是黑色抬头。

　　目前，我国政府机关的正式文件一般都印有红色抬头，而我们通常意义上所讲的“红头文件”，指的就是这种政府机关普遍使用的正式公文。

　　红头文件的种类很多，其中有中央和地方政府的规范性文件，也有政府机关内部的通知、规定和要求等。据有关部门统计，从2005年到2007年上半年，我国内地31个省级政府共收到市级政府和省政府部门备案的规范性文件21937件。2006年，全国市、县级政府共收到备案的规范性文件50632件。规范性文件的数量已经这样多，就更不要说大量的一般性通知、通告、会议纪要、要求、任免等文件了。

　　在地方，尤其是市县一级文件的传达和传阅情况往往十分烦琐和复杂。从县政府到不同的乡镇，传统的文件传递方式是通过邮局进行邮寄，一旦交通状况不好，文件传达的时效性立即受到影响。宁波市象山县的一些乡镇位于海岛之上，因此从县委、县政府到海岛乡镇的文件邮寄往往需要几天的时间。

　　通常机关传阅文件的次序是：首先由机关的一把手阅读，然后转其他领导，再转下属各部门干部传阅。这样，一份文件经过了一次次的换手传阅，到了最后一个传阅者的手中，可能距离文件的发布已经过去了一个月的时间。

　　在信息时代，传统的红头文件处理已经成了一个效率极其低下的环节，改革文件流转方式，实现协同办公，成为象山县信息系统建设的迫切需求。

精心设计定结构

　　协同办公是网上办公的高级阶段。经历了办公自动化（OA）系统的建设，电子政务提出了更高的要求：不同部门之间要打破界限，实现工作流的顺畅，在一个平台上协同办公。

　　象山县信息办在充分考虑了协同办公系统的作用和特点的同时，也认真研究了象山县电子政务建设的具体现状。他们决定，协同办公系统总体为“统分结合”的两层结构，由一个统一的公文交换平台和几十个办公系统组成，主要功能是实现单位内部文件的轮阅和批办。

　　除了党政机关各部门和乡、镇、街道通过光缆访问办公系统外，他们还决定通过ADSL虚拟局域网连接政务外网，使一些垂直管理部门、企业和县直属企事业单位以单机方式访问协同办公系统来接收公文。

　　在方案论证和软件设计时，他们坚持大处着眼、小处着手，用以人为本的理念指导系统功能的设计。他们认为，机关办公系统是基于文件流的处理系统，其主要内容是办文流程，一些扩展的功能也应围绕公文流展开，不能将与文件处理无关的或者需要另建的应用系统拉扯进来，如办事流程、档案系统等，否则会造成定位不准、目标不明。另外，不断增加、调整其他功能，将导致次要功能淹没了主要功能，工期也会拖得很长甚至无法完工。

扎实推广结硕果

　　象山县人民政府副县长孙小雄于2007年7月第一次接触协同办公系统。

　　在办公人员演示下，孙小雄只用了30多分钟，就掌握了基本使用技巧。他还记得自己在网上阅读的第一份文件是《关于县级领导和部门赴联系镇乡（街道）帮助指导抗旱工作的通知》（县委办发[2007]77号）。当时他上午开会，中午一到办公室立即打开电脑，看到了这份文件，此时距离文件发布的时间仅有两小时。而当时办公室里的所有同事也在和他一样轮阅这份文件。

　　这时的协同办公项目已经动员了3批单位参加推广。

　　协同办公项目于2005年12月招标，2006年1月进入项目开发阶段，主要完成公文交换平台和文件轮阅、办理等基本流程的开发。鉴于当时的政务外网只局限于县政府大院范围，3月份县政府组建了ADSL VPN网，县政府大院外各单位文书也可以访问协同办公系统了。

　　2006年4月1日，公文交换平台开始试运行，全县114家单位通过网络收发公文。同时，县委办、县府办试用网上办公。

　　经过几个月的修改、提高后，2006年8月份开始了系统的推广工作。推广工作坚持“先易后难、分步实施”的思路，根据不同单位的不同情况分几批进行。第一批先对县政府大院内的单位进行推广，12家单位首先使用了协同办公系统。

　　随着公文交换的使用和部分单位协同办公系统的应用，一些不在大院内的单位也希望早日使用协同办公系统。2007年初，政务外网建设不断推进，上述单位被纳入第二批推广名单。

　　5月份，一些持观望态度的单位也被动员参与了项目。到2007年8月份，共有3批35家单位参与了项目。同年8月底，县政府办公室再次下发了通知，对协同办公系统建设做了说明，并运用经费控制的手段推广应用。

　　到目前为止，该项目已被宁波市信息产业局列为宁波市信息化试点项目，全县已有126家单位使用公文交换平台收发文件，68个部门和乡镇的3016名机关干部实施了文件的网上轮阅与办理。通过系统后台可以看到平均每天每个单位有50份新文件在上网轮阅和办理，全县每天共有3000多份文件在流转，若按传统方法计算每天大约需要打印10000多张纸。

　　孙小雄这样评价协同办公系统：“成功实施协同办公系统，一是有效提高了全县机关的工作效率。单位间的公文传输大大加快，单位内的文件轮阅得到并行处理。二是节省了大量经费。除了节省各单位自建办公系统的软、硬件费用外，还在一定程度上节约了文件印刷费、纸张费和邮寄费。”